Depuis 2015, OFISA Informatique, leader romand de l’informatique communale, propose une solution logicielle baptisée «communal.ch». L’heure est venue de faire un premier bilan de sa mise en route. Stefan Mittermayr, directeur du secteur Administrations Publiques au sein de la société, nous en dit plus.
Synergies: En quoi consiste la solution «communal.ch»?
Stefan Mittermayr : «communal.ch» est une solution regroupant Nest pour le contrôle des habitants et la facturation, ainsi qu’Abacus pour tout ce qui a trait aux modules financiers. Elle peut être complétée de logiciels spécifiques issus de notre société ou de nos partenaires, I-COM, CMIAG ou Smartway. Son objectif est de répondre à chaque besoin avec une solution applicative qualitative et ciblée. Notre démarche à la base a été de sélectionner les meilleurs produits, tant sur le plan technologique que fonctionnel. Nest gère bientôt deux millions et demi d’habitants
en Suisse, Abacus établit plus d’un million de paies par mois. Outre la finance, ce dernier permet d’offrir une large palette de produits à l’usage des communes, tels que les RH, les stocks, les commandes ou la gestion immobilière avec AbaImmo. Le critère essentiel reste l’intégration, chaque produit converse nativement avec l’autre ou avec son environnement.
» Deux ans et demi déjà et un premier bilan?
Nous devions impérativement évoluer avec nos logiciels «standard» de l’époque. La décision a été prise de ne pas les redévelopper, mais de les remplacer par des produits suisses du marché, inutile de réinventer la roue! Nous avons ciblé dans un premier temps nos communes clientes de moyenne et grande importance désireuses de continuer l’aventure avec nous. D’autres, équipées par des solutions concurrentes en phase d’obsolescence, nous ont très vite rejoints. De manière générale, les nombreux appels d’offres remportés nous ont confortés dans nos choix stratégiques. Nous totaliserons bientôt 30 communes en production pour un total de 210’000 habitants. Le bilan s’avère donc très positif en si peu de temps.
» Quelles sont les étapes dans la mise en œuvre de la solution?
En premier lieu, la réponse à l’appel d’offres émis dans le cadre des marchés publics. Viennent ensuite les démonstrations des scénarios qui sont souvent imposés. Ces étapes sont très consommatrices de temps, mais sont garantes de qualité, on l’oublie souvent. La planification est évidemment le premier jalon essentiel du projet lui-même. Elle va souvent très en détail, spécialement dans le canton de Vaud, avec une mise en production et un plan de déploiement au millimètre, effectués en duo avec l’administration Cantonale en raison de sa passerelle PASSA-VD. La conversion du plan comptable vers le modèle MCH2 est réalisée très tôt par le service des finances, nous permettant de reprendre et convertir l’historique comptable, l’effectif et les budgets selon cette norme. Viennent ensuite une ou plusieurs itérations de reprise de données ainsi que le paramétrage, permettant de former les utilisateurs dans des conditions réelles. L’écart fonctionnel est ainsi corrigé, spécialement dans les processus de facturation. La mise en production n’est plus que l’itération ultime, ce qui limite considérablement les risques.
» Quelles ont été les évolutions nécessaires en interne pour réussir ce challenge ?
Elles sont nombreuses. Le nombre de projets en cours, cinq à six en permanence, nous a amené de fait à monter en compétence dans la gestion de projet. La méthode Hermès, sur laquelle nous sommes certifiés, nous a permis de mieux répondre aux nouveaux besoins des administrations publiques dans ce domaine. La formation continue des consultants, qui est exigée de la part des éditeurs, est une contrainte qui nous permet de se projeter plus facilement sur les évolutions de l’environnement. La mise en œuvre de la plateforme des paiements ISO20022 en est un exemple. Un véritable département «support» a été créé au sein de notre entreprise, qui permet de prendre en charge les communes dès leur mise en production. Nous avons également agrandi et aménagé nos locaux, avec un étage supplémentaire et une grande salle de formation.
Pour terminer, l’attitude envers la clientèle est un axe sur lequel nous travaillons désormais dans le cadre de séminaires réguliers. Ne l’oublions pas, le client est au centre de nos préoccupations. Sur cet aspect, la forme est souvent aussi importante que le fond. Nos relations avec la clientèle ne doivent pas pâtir de l’accélération constante des activités quotidiennes et
du stress qu’elles génèrent. J’en profite, par ailleurs, pour remercier nos équipes ainsi que les utilisateurs qui se sont investis dans ces premières mises en œuvre.
» Justement, quels éléments ont marqué ces premières mises en œuvre?
Le tempo et les imprévus. Le rythme de réalisation s’est accéléré et les imprévus viennent pimenter les meilleures planifications! Le facteur humain reste au centre de tout processus industrialisé malgré tout. Et puis bien sûr, la montée en puissance des smartphones et tablettes en tant qu’outils de travail à part entière, ce qui ouvre en permanence de nouvelles possibilités dans les fonctionnalités des logiciels.
» Et l’avenir?
La tenue du premier club utilisateurs à la fin de l’automne et la formation des nouveaux consultants que nous avons engagé pour répondre à la demande. Et bientôt les premières mises en œuvre de communes fribourgeoises et valaisannes…
