Communal.ch - la référence de l'informatique de gestion dans les communes

Marché Public

Communal.ch
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Annoncée en 2013, notre nouvelle solution communal.ch est très bien accueillie par le marché et se profile comme le produit phare de gestion communale en Suisse romande pour les prochaines années.

L’idée de communal.ch est née de plusieurs constats, dont les deux principaux sont l’uniformisation, à l’échelle suisse, des données et des traitements résultant de divers programmes d’harmonisation (eCH, EGID, EWID, MCH2, Swissdec…) et le vieillissement des solutions informatiques proposées sur le marché des administrations communales romandes.

Partant de ces constatations, nous nous sommes fixés comme objectif de proposer une nouvelle solution informatique pour les communes, alliant modernité, standards du marché et richesse fonctionnelle. Cet objectif s’est concrétisé par la solution communal.ch, bâtie sur un socle constitué des logiciels les plus répandus dans les communes de Suisse alémanique, soit Abacus pour les modules financiers (comptabilité, débiteurs, créanciers, salaires) et NEST pour les modules métiers (contrôle des habitants, bâtiments, logements, facturation, compteurs…). Ce socle de base standard est enrichi par une palette de modules complémentaires permettant de répondre à certaines particularités cantonales ou locales.

Avec 240 communes installées à ce jour, dans 4 cantons romands et pour un total de l’ordre de 600’000 habitants, OFISA Informatique est l’un des acteurs majeurs de l’informatique communale en Suisse romande. Actifs depuis plus de 30 ans dans ce secteur d’activité, notre expérience acquise et notre base installée nous permettent d’offrir à nos clients:

  • Une connaissance parfaite des métiers de la commune.
  • Une assistance efficace et permanente assurée par une équipe d’une vingtaine de collaborateurs spécifiquement dédiée aux communes.
  • Une palette de logiciels très complète couvrant l’ensemble des produits et services concernant l’informatique dont peut avoir besoin une commune.

 

Abacus
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Abacus vi est un logiciel de gestion d’entreprise entièrement nouveau dans l’architecture de l’Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que Software-as-a-Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates-formes, bases de données et systèmes d’exploitation.

Abacus Enterprise est la ligne de produits d’AbacusBusiness Software. Elle s’adresse aux PME et administrations publiques qui souhaitent optimiser leurs processus de travail avec un logiciel innovant afin de pouvoir s’adapter aux exigences croissantes du marché. Plus de 76’000 programmes sont aujourd’hui installés. Abacus Enterprise repose sur Abacus vi (version Internet). Le fonctionnement au travers d’internet permet une utilisation du logiciel indépendamment du lieu et garantit de nombreux avantages.

Abacus Enterprise est le logiciel ERP standard pour toutes les exigences de la gestion d’entreprise. Gestion centrale des données, sans saisie multiple, processus en continu augmentant la vitesse de traitement et gestion fiable des processus de production.

Confort élevé, simplicité d’emploi et scalabilité permettent l’utilisation du logiciel dans les entreprises de toutes tailles. Abacus Enterprise a une structure modulaire pour une intégration parfaite dans chaque environnement de travail.

Grâce aux fonctions «Customizing», Abacus Enterprise présente une grande flexibilité, comme les masques personnalisables ou les tables de données de base extensibles. Par sa flexibilité, le logiciel standard s’adapte facilement aux exigences sans cesse en mutation et peut être configuré individuellement. Cette orientation permet une utilisation universelle. Abacus Business Software est établi dans de nombreux secteurs d’activité. Des grandes communes et sociétés fiduciaires renommées lui font confiance.

Abacus Enterprise connaît un développement continu et ses fonctionnalités sont constamment élargies. Un investissement durable en matière d’informatique et de formation est donc garanti.

Avec les interfaces d’importation et d’exportation, l’esprit d’ouverture du système Abacus est assuré. Updates et upgrades présentent une grande compatibilité des données.

 

Abacus finance
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Avec la Comptabilité Financière Abacus, l’utilisateur bénéficie d’un outil flexible. Des masques d’écran clairs l’aident dans son travail quotidien. De nombreux extraits standards peuvent être paramétrés individuellement. Le manuel/aide électronique intégré est un soutien pour les opérations de travail spéciales.

Découvrez les multiples possibilités offerte par le logiciel de Comptabilité Financière Abacus pour permettre à l’entreprise de gérer efficacement sa comptabilité et ses rapports:

• Emploi immédiat comme logiciel standard
• Adaptable aux exigences d’une entreprise ou d’un secteur d’activités
• Résultat rapide des extraits même avec des quantités importantes de données
• Extraits PDF avec intégration et affichage optionnel des documents originaux
• Technologie moderne intégrée comme le support des PDF, l’envoi de mail, l’archivage

Abacus Comptabilité Financière

Abacus Comptabilité Financière

Avec la Comptabilité Financière Abacus, l’utilisateur bénéficie d’un outil flexible. Des masques d’écran clairs l’aident dans son travail quotidien. De nombreux extraits standards peuvent être paramétrés individuellement. Le manuel/aide électronique intégré est un soutien pour les opérations de travail spéciales.

Découvrez les multiples possibilités offerte par le logiciel de Comptabilité Financière Abacus pour permettre à l’entreprise de gérer efficacement sa comptabilité et ses rapports:

• Emploi immédiat comme logiciel standard
• Adaptable aux exigences d’une entreprise ou d’un secteur d’activités
• Résultat rapide des extraits même avec des quantités importantes de données
• Extraits PDF avec intégration et affichage optionnel des documents originaux
• Technologie moderne intégrée comme le support des PDF, l’envoi de mail, l’archivage

Abacus Comptabilité Débiteurs

Abacus Comptabilité Débiteurs

Améliorez la liquidité de votre entreprise avec le contrôle régulier des créances. La gestion des rappels Abacus s’adapte facilement et de manière individuelle à la relation commerciale entretenue avec le client; avec des formulaires flexibles, des bulletins de versement pour le rappel et les frais – évidemment en respectant d’éventuelles données du secteur d’activité.

La saisie automatisée des paiements économise votre temps lors de la gestion des débiteurs. L’intégration directe dans la comptabilité financière et le programme de vente est la base pour des données en temps réel et des décisions réfléchies. Vous vérifiez la solvabilité d’un client et sa morale de paiement au moment même de la création de l’offre ou de la saisie de la commande.

L’intégration de différentes données issues de solutions professionnelles et de programmes tiers est possible par des interfaces modernes. Ceci fait de cette solution Débiteurs un important instrument de contrôle pour tous les services des ventes.

 

 

 

 

 

 

Abacus Comptabilité Créanciers

Abacus Comptabilité Créanciers

Le logiciel des créanciers permet un contrôle méticuleux des factures ouvertes auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez ainsi gérer et utiliser les liquidités au mieux. Toutes les informations pertinentes et les statistiques de chiffres d’affaires sont immédiatement disponibles et vous offrent une base importante pour des négociations avec vos fournisseurs. Vous payez les factures ouvertes dans les délais en tenant compte de la gestion des liquidités – le programme automatique de disposition s’en occupe et vous propose une liste des postes ouverts et des échéances. Vous consultez des extraits et des données en temps réel sur le dashboard MyAbacus en ligne, à tout moment et indépendamment du lieu. Avec la fonction Drill-down, chaque document original est immédiatement affiché.

Abacus Electronic banking

Abacus Electronic banking

Le programme multibanques Electronic Banking Abacus permet d’exécuter des transactions financières directement avec vos clients et fournisseurs. Il est un soutien fiable pour la gestion et la planification de vos moyens financiers. Clair, intuitif, sûr – qu’il soit en solution d’utilisateur individuel ou intégré dans les applications financières d’Abacus – l’Electronic Banking Abacus vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

Il tient compte des dernières technologies et exigences de sécurité ainsi que des standards actuels comme ISO 20022 et SEPA.

Abacus Salaires & RH
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Plus de 1’000’000 décomptes de salaires sont traités chaque mois avec la Comptabilité des salaires Abacus. Grâce à la flexibilité des définitions, les clients de toutes tailles et des secteurs les plus divers bénéficient d’un programme sur mesure. La Comptabilité des salaires est certifiée Swissdec, selon les dernières directives légales.

Fonctionnalités salaires

Fonctionnalités salaires

Gestion efficace du personnel

L’un des atouts du logiciel de Comptabilité des salaires Abacus est la présentation claire de la base du personnel. Vous pouvez consulter à tout instant les données relatives à l’identité, aux emplois, aux salaires, aux assurances, aux coordonnées bancaires etc. et les modifier sur un axe temporel.

La base du personnel intègre une gestion des tâches et des dossiers orientés processus pour le classement des décomptes de salaire, contrats de travail, protocoles de temps de travail, etc.

Les listes du personnel faciles à modifier, les fiches de base prédéfinies et la modification globale flexible vous soutiennent dans votre travail quotidien.

Décompte de salaire performant

Le traitement des salaires comprend les travaux périodiques pour le paiement des salaires. Il englobe la pré-saisie des données périodiques, le décompte et la correction des salaires, les paiements et l’envoi des fiches de salaires.

Une automatisation élevée facilite le travail. Tout en établissant des milliers de décomptes de salaire en quelques minutes, vous pouvez toujours accéder au décompte actuel d’un employé et effectuer les corrections nécessaires. Des corrections automatisées, comme une recalculation des périodes précédentes, sont également possibles.

Reporting flexible

En plus des décomptes de salaire, listes de paiement et documents comptables, vous pouvez extraire des périodes décomptées ou des données cumulées grâce à plus de soixante-dix journaux et listes différents. Le logiciel de Comptabilité des salaires vous permet d’exporter des documents Word avec une fonction de lettres en série et remplir les formulaires administratifs avec la fonction PDF incluse. Ces fonctions, associées à un système de contrôle d’accès élaboré, garantissent efficacité, simplicité et sécurité.

Fonctionnalités RH

Fonctionnalités RH

Gestion flexible des candidats

La gestion des candidats Abacus soutient les responsables du personnel durant tout le processus de candidature. Toutes les étapes sont automatisées, du descriptif des postes à la gestion des dossiers, de l’embauche de nouveaux employés à leur transfert dans la base du personnel. Les réponses négatives, confirmations ou invitations des candidats sont envoyées via des lettres ou e-mails en série à tous les destinataires en même temps ou à des échéances fixées au préalable.

Les RH et les responsables concernés échangent les dossiers et les évaluations et communiquent de manière directe, rapide et confidentielle au sein du logiciel.

Les fonctions et processus dans la gestion des candidats Abacus sont adaptés aux besoins de votre entreprise.

Planification efficace du personnel

Votre méthode d’engagement des collaborateurs influence directement le succès de votre entreprise. Le logiciel des Ressources Humaines Abacus vous permet de créer des extraits sur les postes vacants et de représenter graphiquement les excédents d’effectif et plans de poste de manière claire.

Vous pouvez saisir facilement les descriptifs des postes, règlements, directives, instructions de travail et listes de contrôle. Vous avez la possibilité d’imprimer les documents ou de les déposer directement dans le dossier électronique.

 

Employee Self Service & Manager Self Service

 

 

 

 

 

Employee Self Service & Manager Self Service

Employee Self Service & Manager Self Service

Les employés et les responsables peuvent intervenir directement dans les processus RH via l’application smartphone AbaCliK et le portail MyAbacus.

Abacus CRM
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De la gestion des commandes en passant par les applications financières jusqu’au logiciel des salaires, toutes les applications accèdent à la base des adresses CRM Abacus pour gérer les adresses et les contacts. CRM Abacus peut être intégré sans interface à tous les modules Abacus. Vous réglez ainsi toutes les procédures de travail en un minimum de saisies et de temps.

Fonctionnalités

Fonctionnalités

Les clients en point de mire

La plupart des programmes Abacus sont reliés à la base des adresses. Les relations clients, les personnes de contact ainsi que les tâches saisies dans la gestion des activités ont accès aux informations contenues. Dans la gestion des activités, vous voyez à tout instant quel collaborateur est en contact avec quel client ou quel fournisseur. Vous avez également accès à toutes les mesures planifiées ou effectuées.

Vous pouvez créer un rendez-vous pour chaque activité saisie et l’enregistrer directement dans le calendrier Abacus. Chaque adresse, personne de contact ou activité est traitée en tant que dossier électronique. Vous y conservez tous les documents importants comme fichiers PDF ou Word, e-mails, photos, plans, etc. L’historique du client est ainsi disponible d’un simple clic.

Un échange simple de données avec des solutions professionnelles

Les interfaces basées sur XML du CRM Abacus permettent un échange de données efficace avec des programmes tiers. Grâce aux interfaces ASCII, vous importez et exportez les données de contact et d’adresses simplement et rapidement. Vous intégrez ainsi facilement les données d’un fichier Excel dans la base des adresses existantes.

CRM Abacus s’adapte aux exigences et aux besoins de nos clients. Vous concevez les masques de saisie selon vos goûts avec le design des masques intégré. Les champs de données des niveaux adresse, personne de contact et activité, peuvent être étendus de 1000 champs supplémentaires qui seront intégrés dans le masque de saisie. Il est possible d’adapter à vos besoins les listes et layouts des programmes d’extraits ou les créer à nouveau dans le designer intégré.

Sélectionner et structurer

Gardez une vue d’ensemble même avec une importante quantité de données. Avec le CRM Abacus, sélectionnez et regroupez des adresses, des personnes de contact et des activités et structurez-les de manière hiérarchique.

Grâce à ses nombreuses possibilités de sélection, CRM vous permet d’accéder rapidement et sans détour aux données enregistrées dans la base des adresses.

Vous pouvez utiliser les données préparées dans presque tous les programmes CRM :

  • Création de listes, d’étiquettes, de mailing ou de lettres en série
  • Modifications globales
  • Exportation par interfaces
  • Affichage des cartes et planification des trajets via Google Maps
  • Création des activités
  • Synchronisation avec serveur Exchange

Mise à jour des données

La mise à jour soignée des données fait partie de la gestion de la base des adresses. Les extraits les plus complexes, les étiquettes plus attrayantes ou des envois par e-mail créatifs ne mènent au succès que si les données sont correctes. Le CRM Abacus soutient vos efforts. Un service d’annuaire téléphonique intégré, comme par exemple search.ch, TwixTel ou directories.ch permet de contrôler et synchroniser les coordonnées. L’exactitude des adresses est vérifiée au moyen des données de La Poste Suisse. Des formats de numéros prédéfinis indiquent si les numéros de téléphone nationaux et internationaux sont saisis correctement.

Mobilité
AbaClik

AbaClik

Saisie efficace des frais

Renoncez aux saisies manuelles: photographiez vos documents, ajoutez des informations et synchronisez vos frais avec le logiciel ERP. Gardez constamment un œil sur vos dépenses.

Saisie du temps de travail, en toute simplicité

Les tâches administratives, comme la saisie des heures, doivent être efficaces. Si vous le souhaitez, AbaCliK enregistre systématiquement les entrées et sorties des collaborateurs sur leur lieu de travail. La saisie manuelle est également possible.

Facturation plus rapide grâce à la saisie mobile des prestations

Saisissez immédiatement vos prestations comme les heures de travail ou les frais de voyage. Attribuez-les aussitôt aux clients ou aux projets dans logiciel de gestion ABACUS.

Saisie, autorisation et décompte des frais de voyage

AbaCliK automatise, accélère et améliore votre décompte des frais de voyage: créez de nouveaux voyages, ajoutez des frais forfaitaires ou effectifs puis synchronisez les données pendant vos déplacements.

 

 

AbaSmart

AbaSmart

Pour les entreprises tournées vers l’avenir, AbaSmart est un outil innovant qui permet de consulter les informations et données sur Internet via iPad, quels que soient le lieu et l’heure. Les rapports, listes ou Management-Cockpits les plus divers, directement préparés depuis le logiciel de gestion d’entreprise Abacus, sont ainsi à la disposition de l’utilisateur d’un simple geste. Mais il n’est pas seulement possible de consulter des informations, des processus de travail complets peuvent également être gérés de manière efficace.

Nest
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Le logiciel Nest Digital government de la firme Innosolv AG basée à Saint-Gall est une solution intégrée de gestion communale qui bénéficie des dernières technologies logicielles. Il a été pensé pour la gestion communale et développé en collaboration avec des professionnels des administrations publiques. Partie prenante du comité eCH en Suisse, Nest est à la pointe des procédures standardisées pour la LHR, le registre foncier, le transfert de données à des tiers et tout ce qui englobe les normes eCH.

Pensé et conçu pour les utilisateurs, le logiciel propose des processus intégrés facilitant et optimisant les procédures de travail des collaborateurs. Disposant d’un CRM (Citizen Relationship Management, gestion de la relation citoyenne en français) le logiciel facilite le traitement, le suivi et la communication des différentes demandes entrantes ou sortantes de la Commune.

Développé avec des outils modernes il s’intègre parfaitement et nativement aux outils bureautiques standards (Outlook, Word, Excel, …). Personnalisable pour chaque utilisateur, le logiciel permet une approche et une utilisation agréable. L’interface graphique reprend les standards actuels des produits Office avec une barre d’outils et des icônes pour des accès directs et intuitifs.

 

Personnes

Personnes

Nest enregistre toutes les personnes physiques et non physiques qui sont liées à votre ville ou commune («personnes»). Tous les services y ont accès. Une personne peut posséder plusieurs rôles dans nest, par exemple celui d’habitant, de propriétaire, de débiteur, de fournisseur, etc.

En cas de besoin, vous pouvez enregistrer des informations supplémentaires relative aux personnes:

  • Appartenance à des groupes (associations, commissions, etc.)
  • Données pour la communication (numéros de téléphone, e-mail, etc.)
  • Entourage (contacts en cas d’urgence, époux, concubins, etc.)
  • Structure de groupe d’entreprises (holdings, participations, etc.)

Nest reprend les informations suivantes du registre fédéral:

  • le numéro AVS (ZAS) pour les personnes physiques;
  • l’identifiant d’entreprise (UID) pour les entreprises.

En cas de besoin, Nest extrait des données supplémentaires de sources de données externes, telles que telsearch.ch. nest garantit qu’aucune personne ne soit enregistrée deux fois.

Objets

Objets

Nest permet de garder une vue d’ensemble des données d’immeubles et d’appartements. En effet, «Objets» actualise automatiquement les données de rues, d’immeubles, d’appartements en fonction du registre fédéral des bâtiments et logements.

Grâce à ce module, vous pouvez en outre gérer les biens fonciers et leurs propriétaires.

Tâches de contrôle des installations:

gardez une vue d’ensemble des unités de lutte contre les incendies. Répertoriez en détail toutes les informations importantes – sur les risques, conditions, équipements, installations ou actions relatifs à un bâtiment.

Un processus de travail (workflow) défini librement vous permet de réaliser des projets de toutes sortes. Par exemple: procédures d’autorisation, contrôles. Chaque étape de travail crée une tâche – pour vous ou le client.

Les projets sont souvent en relation avec un objet. Certains projets ne sont pas basés sur un objet, mais sur une personne physique ou non physique (personne).

En cas de besoin, vous pouvez indiquer des installations, comme des chauffages, chauffe-eau, installations de production d’électricité, machines à laver, ascenseurs, installations de réservoirs, etc. Si nécessaire, vous pouvez enregistrer des données supplémentaires pour le contrôle des installations de chauffage.

 

Activités

Activités

Ce module facilite le contact avec les habitants, entreprises, contractants, etc. Le mot «Activités» regroupe les tâches, échéances et informations. Le logiciel regroupe et classe ces activités, notamment pour les processus internes. Ainsi, vous gardez toujours un aperçu de votre liste de tâches.

Nest crée des tâches sur la base des annonces.
Ces annonces proviennent par exemple d’autres services administratifs ou du guichet électronique. D’autres tâches sont créées par le biais d’événements, de campagnes ou du contrôle de la qualité des données.
Gestion documentaire / Archive

Gestion documentaire / Archive

Nest offre une gestion de documents intégrée (GED) avec contrôle des versions et mode d’archivage. Les documents sont reliés aux données de base, ce qui vous permet de retrouver rapidement chaque document écrit.

Grâce à une fonction complémentaire, vous pouvez garder le contrôle des contrats de votre ville ou commune: vous pouvez saisir l’intégralité des contrats dans un emplacement central. Le programme contrôle automatiquement certains délais et échéances. Pour cela, Nest crée des tâches et les affiche dans votre liste de tâches.

 

 

Habitants

Habitants

Ce module est basé sur le module «Personnes». Il génère et documente des activités, comme presque tous les modules Nest. De cette façon, vous gardez une vue d’ensemble de vos clients, ainsi que le contrôle de vos échéances et des délais. Il est aussi possible d’intégrer un guichet électronique.

Le module «Habitants» vous aide à accomplir les tâches suivantes:

  • Vous cherchez quelqu’un à l’aide de fragments de nom ou de l’ancien nom (même écrit de façon phonétique).
  • Vous avez besoin d’une vue d’ensemble des relations d’un habitant avec son conjoint, ses enfants, parents, membres du foyer ou son représentant légal.
  • Vous traitez une arrivée, un déménagement ou un départ provisoire ou définitif, selon le besoin, pour toute la famille.
  • Vous avez besoin d’une évaluation ou de statistiques. Par exemple, combien de personnes d’un groupe d’âge donné habitent dans un quartier? nest vous fournit les données en un seul clic.

L’échange de données avec d’autres services administratifs a lieu automatiquement. Les messages entrants sont immédiatement affichés dans la liste d’activités.

Les services internes peuvent consulter des données via le navigateur Web, par exemple les données du conjoint et des enfants.

Votations / Elections

Votations / Elections

Le registre des électeurs est généré automatiquement sur la base des données des habitants. C’est-à-dire: vous n’avez qu’à définir les exceptions.

  • Vous pouvez soit imprimer vous-même les cartes de légitimation pour une votation ou une élection, soit transmettre les données à une imprimerie. Le vote électronique est-il possible dans votre canton? Si oui, envoyez les données directement au système de vote électronique.
  • Tenez-vous un registre des électeurs pour les Suisses de l’étranger? Ou celui-ci est-t-il tenu de façon centralisée pour toutes les communes de votre canton? nest vous offre une assistance dans les deux cas.

Le programme vous aide à contrôler les signatures. Il vérifie qu’une personne dispose bien du droit de vote lors de la remise de la feuille de signatures.

 

 

 

 

 

Entreprises

Entreprises

Ce module permet de saisir et d’assurer le suivi de toutes les entreprises possédant un siège principal ou secondaire dans votre ville ou commune. Ce programme est basé sur le module «Personnes».

Taxes et Services industriels

Taxes et Services industriels

Nest calcule les taxes sur la base de votre catalogue de prestations. Le système recouvre les données correspondant à une facture à partir des données relatives aux habitants et aux objets contenues dans Nest.

Il est aussi possible d’envoyer les factures de façon électronique (e-factures). Nest décompte les documents débiteurs dans le système de gestion financière de la ville ou de la commune et y récupère des données.

Taxes

Ce module permet de créer des factures pour des frais uniques ou récurrents. Les affaires canines sont également intégrées (y compris l’interface vers Amicus).

Services industriels

Le paquet Nest comprend la solution informatique is-e, un programme très répandu destiné aux fournisseurs d’énergie. Grâce à lui, vous pouvez facturer la consommation de sources d’énergie (électricité, eau, gaz) et d’autres prestations de service. is-e est basé sur la même architecture et les mêmes modules de base que Nest. Ceci évite donc les doublons, par exemple concernant les personnes ou objets. L’aspect visuel d’is-e est identique à celui de Nest. C’est-à-dire: si vous savez utiliser Nest, vous comprendrez is-e tout autant.

is-e prend en charge plusieurs systèmes de relevé de compteur: manuel, à distance, intelligent (smart meter).

 

CMI AXIOMA
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Afin de compléter sa palette de solutions informatiques communale, OFISA Informatique à réalisé un partenariat avec la firme CM Informatik AG.

Fondée en 1987 et forte de plus de cinquante collaborateurs, la société CMI se particularise par une solide présence en Suisse alémanique, dans seize cantons et près de six cents villes et communes. Ses applications telles que Gestion des archives, Jetons de présence, Annuaire des autorités, Gestion des procès-verbaux, ou encore Gestion des affaires forment une palette très complète d’outils de gestion au sein des administrations publiques et privées.

Gestion des affaires

Gestion des affaires

Les affaires électroniques sont situées au coeur même de GEVER. L’ensemble des documents significatifs dans le domaine des affaires (e-mails, Word, Excel, PDF etc.) sont archivés dans le système. Grâce aux dosssiers, il est possible de structurer l’archivage des documents de manière analogue à l’Explorer de Windows. De nombreuses fonctions DMS sont disponibles pour le travail avec les documents, y compris la gestion des modèles. Le plan d’enregistrement intégré dirige le cycle de vie des différentes affaires et documents, depuis leur création jusqu’à leur utilisation, en passant par leur triage et leur archivage.

Points forts

  • Assistant pour une ouverture facile des affaires
  • Modèle pour les affaires récurrentes
  • Gestion des documents, y compris fonction de publipostage
  • Gestion des modèles
  • Activités ad hoc et standard
  • Listes des rappels et des cas en suspens
  • Centre de recherche avec les recherches enregistrées
  • Gestion des contacts et des adresses
  • Système de classement / plan d’enregistrement avec gestion du LifeCycle
Gestion des procès-verbaux

Gestion des procès-verbaux

La gestion des journaux offre de nombreuses possibilités dans le cadre de la gestion des organes, de la planification des séances et des activités de post-traitement. Elle assiste les traitements par lots automatisés, comme la création de listes d’ordres du jour, de procès-verbaux et la préparation de décisions.
Les ordres du jour, les séances, la préparation des séances, les membres des autorités et les décomptes des jetons de présence sont gérés au sein des organes concernés. De plus, il est possible de publier les informations saisies dans un RIS (système d’information sur Internet) et / ou également sur un Extranet afin de préparer les séances.
Les informations relatives aux séances peuvent être consultées en tout temps dans une affaire. Les documents nécessaires pour la préparation des séances peuvent être directement fournis aux membres des organes concernés pendant la séance. En outre, les documents peuvent également être mis à disposition hors ligne, lorsqu’on souhaite travailler sur la séance en dehors de CMI AXIOMA.
La gestion des journaux permet de gérer l’ensemble des organes de manière centralisée et uniforme. Les modalités de la numérotation des décisions, de la structure des listes des ordres du jour et de la préparation des procès-verbaux peuvent être librement choisies.

Points forts

  • Système d’autorisation par rôle pour l’accès aux séances concernées
  • Gestion et planification des organes et séances
  • Système automatisé d’attribution des numéros de décisions et préparation des ordres du jour
  • Enregistrement des codes des ordres du jour pour l’organisation structurée des séances
  • Enregistrement du résultat des votes par ordre du jour (pour les parlements)
  • Création automatisée de lettres types, d’extraits de procès-verbaux etc.
  • Création de tables des matières annuelles en fonction du plan d’enregistrement ou par mots-clés
  • Possibilité optionnelle d’extension avec l’annuaire des autorités, le décompte des jetons de présence ou Mobile Clients
Cash-in!
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Cash-in ! est un logiciel juridique destiné à tout acteur économique confronté sur le marché suisse à des problèmes d’encaissements.

Cash-in ! permet une gestion simple et complète de tous les aspects du contentieux, en particulier ceux relatifs à la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP).

• Démarches pré-contentieuses
Cash-in ! permet d’entreprendre de nombreuses démarches pré-contentieuses, comme les demandes de renseignements aux offices de poursuites ou l’établissement de plans de paiements.

• Procédures
La gestion du contentieux procédural (poursuite, faillite et concordat) constitue la force de Cash-in !, avec l’impression des réquisitions et autres documents en fonction des étapes suivies dans le cadre des procédures en cours.

• Echéancier
Le système d’agenda et d’échéancier permet de suivre et planifier les actions prochaines ainsi que d’être alerté lorsque des tâches n’ont pas été effectuées.

• Interface avec système débiteur
Cash-in a été interfacé avec de nombreux logiciels débiteurs du marché pour l’import des cas et les échanges comptables.

BDI-Communes
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Une solution développée près de chez vous

Répondant aux besoins de petites à moyennes communes, notre programme « BDI-Communes », avec intégration complète Bourse/contrôle des habitants, est installé dans plus de 180 communes romandes. Celui-ci est en constante évolution en fonction des différentes directives et règlements fédérales, cantonales et communales mais surtout des demandes de ses utilisateurs.

Découvrez notamment notre GED intégrée permettant la liaison de documents sur une fiche habitant ou de factures créanciers consultables aussi en comptabilité. Appréciez la facilité des recherches et de listes de statistiques habitants ou encore la création rapide de modèles de facture, modifiables en tout temps. Gagnez un gain de temps considérable dans la recherche et le classement et la diffusion de vos points de séance, eux-aussi lié à la GED. Consultez, gérez et exportez rapidement les données de vos permis de construire.

Retrouvez bien d’autres fonctionnalités en parcourant les menus déroulants.

Vous pouvez joindre notre équipe BDI-Communes par téléphone au 021 321 51 11 du lundi au vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 les jours ouvrables vaudois.

Vous pouvez également nous envoyer un mail à l’adresse bdi@o-i.ch.

Contrôle des habitants

Contrôle des habitants

Le module de BDI-Communes Contrôle des habitants intègre les options suivantes:

  • Consultation et modification directe d’une fiche habitant (restriction d’accès possible)
  • Attestations personnalisables
  • Recherches sur n’importe quel critère d’une fiche habitant (recherches personnalisables)
  • Exportation rapide sur Excel de liste habitants ou mouvements selon critères de date
  • GED : Liaison de pièces jointes dans la fiche habitant
  • Respect des différentes normes e-CH
  • Reprise des données depuis le RCpers ou Registre fédéral (Vaud)
  • Intégration groupe de mutations cantonales dans BDI-Communes (Vaud)
  • Consultation en ligne d’une personne vivant dans le canton de Vaud ou en Suisse (Vaud)
  • Comparaison des données habitants avec les registres cantonaux et fédéraux (Vaud)
  • Exportation des données habitants pour la création d’une carte d’identité sous NAVIG
  • Importation des données Bâtiments EGID – EWID + contrôle des relations dans CH
  • Registre civique pour Vaud, Valais et Fribourg
Facturation

Facturation

Avec notre système de facturation, gérer ses factures annuelles n’a jamais été aussi simple.

Nos avantages :

  • Création d’un modèle de facturation, modifiable en tout temps
  • Application du modèle selon des critères définis (pro rata, âge min, etc
  • Saisie en ligne des valeurs (eau, immobilier, etc)
  • Statistiques de consommation par année
  • Procédure de facturation simple et efficace
  • Adapté à tous les règlements communaux (eau, épuration, déchets, locations, impôts)
  • Affichage et ré-impression des factures même après comptabilisation
Gestion des débiteurs

Gestion des débiteurs

Notre Gestion des débiteurs allie le transfert des factures ainsi que leur paiement (Fichier BVR) en comptabilité jusqu’au suivi du contentieux, avec pour fonctions principales :

  • Transfert en comptabilité des factures avec fonction détaillée ou regroupée
  • Importation et contrôle des paiements BVR
  • Gestion des échéanciers et des rappels
  • Extrait de compte débiteurs, leste des soldes par client ou compte
Comptabilité générale

Comptabilité générale

Liée aux autres modules de notre programme (habitants, débiteurs, créanciers, salaire, caisse), notre comptabilité générale vous permet d’effectuer un suivi de l’état d financier complet de votre commune grâce à de multiples fonctionnalités :

  • compatible MCH2
  • Création, modification et renumérotation
  • Saisie et impression détaillée du budget
  • Saisie des écritures en ligne (comptabilisation et modification en tout temps)
  • Affichage de situations de comptes multi-exercices à l’écran ou à l’imprimante
  • Aperçu de l’historique des transferts débiteurs et créanciers dans les comptes
  • impression de listes personnalisées pour le budget, comptes de résultat et bilan
  • Possibilité d’effecteur un bouclement provisoire ou définitif en quelques clics
  • GED : Dans la situation de compte à l’écran, liaison avec le système GED-Créancier
Gestion des créanciers

Gestion des créanciers

Procédez au suivi complet de vos fournisseurs grâce à notre programme de gestion des créanciers.

Il comprend notamment les points suivants :

  • GED : Consultation des factures scannées, envoi par mail aux personnes désirées
  • Création de factures fournisseurs simplifiées
  • Visa : Suivi des documents validés par les municipaux et prise en compte des factures à payer
  • Génération du fichier de paiements aux nouvelles normes
  • Transfert en comptabilité des factures avec fonction détaillée ou regroupée
Gestion de la caisse

Gestion de la caisse

Directement liée à la comptabilité notre gestion de caisse permet la saisie au guichet de pièces comptables et de quittances.

 

Elle fonctionne aussi en mode tactile.

Permis de construire

Permis de construire

Afin de faciliter vos démarches lors de la gestion des dossiers de permis de construire, nous avons développé un programme spécialement dédié à cette tâche.

 

Il vous permet le suivi depuis l’attribution du n° CAMAC jusqu’à la délivrance du permis de construire et offre de nombreux avantages:

  • Liaison avec la gestion des bâtiments (infos bâtiments, rues, propriétaires parcelle, etc)
  • Intégré avec BDI-Communes (gestion d’adresses, habitants)
  • Saisie, modification simple et rapide
  • Suivi complet (type d’enquête, opposition, suivi construction)
  • Recherche et impression selon différents critères (dossier, enquête, propriétaire, rue)

 

Initiatives & Referendums

Initiatives & Referendums

Très simple d’usage, ce programme permet une gestion efficace pour le contrôle des signatures lors d’initiatives ou de référendums.

 

Il permet de valider ou d’invalider les signatures reçues et d’imprimer différentes listes de contrôle.

Gestion des séances

Gestion des séances

Ce programme permet la saisie des procès-verbaux des séances de municipalité ainsi que des séances du conseil communal.

 

  • Plusieurs modèles de présentation disponibles
  • Les prise d’actes, les décisions peuvent être classés dans une structure multiple
  • Plan de classement basé sur le plan comptable par dicastère et modifiable selon les besoins
  • Recherche par mot clé, échéance, classement, etc
  • Gestion d’un échéancier sur chaque point de PV
  • Envoi de rappel par mail ou par impression regroupant tous les points par date d’échéance
  • Intégration GED
Outils internet
Intro

Intro

Nombreux modules vous permettront de gérer les informations à diffuser ainsi que d’inter-réagir avec votre population :

Notre Gestion de site internet
Notre outil permet la tenue complète de votre site internet ainsi que la gestion de calendrier pour la réservation de vos salles communales ou cartes CFF/Bateau, d’un journal communal où vous pourrez éditer de courts articles ou encore, une galerie photos pour illustrer les évènements passés dans votre commune.

Notre guichet virtuel
Interagissez avec vos habitants grâce à cette plateforme disponible 24h sur 24 ! Réglez au choix les différentes possibilités présentes : Annonces de mouvements (arrivée, départ, changement d’adresse), demande de documents divers*, demande de réservation de salles, vente de bois, vins, billetterie*, relevé de compteurs d’eau/électricité, annonce de perte d’objet, formulaire d’inscription divers.

*possibilité de paiement en ligne : carte débit PostFinance, crédit Mastercard/visa.

Notre pilier public virtuel (borne publique)
Votre pilier public…numérique ! grâce à l’affichage sur une borne interne ou externe, tactile ou non. Donnez ainsi la possibilité à vos habitants de consulter par exemple les derniers procès-verbaux de votre conseil général, des enquêtes en cours, les règlements, les calendriers de réservation de vos salles et bien d’autres choses encore

Notre extranet
Fini les feuilles lors des séances de la Municipalité ! Avec synchronisation ou non sur vos serveurs et grâce à un accès très sécurisé, vos municipaux pourront consulter en tout temps les anciens procès-verbaux ainsi que la correspondance courante ou tout autre document pour leur prochaine séance. Il est également possible de synchroniser certains dossiers de l’administration communale afin de les consulter en ligne n’importe où.

Relevé des compteurs d’eau
Là encore, le crayon et le bloc-notes sont remplacé par la tablette. Pratique et agréable à la saisie, votre technicien communal pourra relever les compteurs de vos habitants directement sur la tablette. La saisie est aussi possible même en cas de coupure wifi ! Dès que la tablette aura retrouver une connexion, elle se synchronisera à nouveau avec le serveur. Vous pourrez par la suite exporter les données afin de les insérer dans votre programme de facturation

Accueil de jour
La solution pour les réseaux d’accueil de jour. Les accueillantes auront leur propre compte d’accès et géreront les prestations sur chaque enfant gardé. Disponible en tout temps, un fichier pourra être généré pour vos factures mensuelles.

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Création site internet

Création site internet

Nous vous proposons notre collaboration à la création de votre site internet grâce à notre éditeur de contenu.

Pratique à l’usage, simple d’accès, structuré et convivial, il a été spécialement étudié pour le personnel et les autorités communales. L’interface est intuitive et reprend les fonctionnalités des traitements de texte.

Fonctionnalités de bases présentes

  • création de news
  • gestion d’un journal communal
  • insertion facile de plans
  • galerie photos / panoramas
  • affichage de calendrier pour la réservation de salles / cartes CFF ou bateau

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Quelques créations

  • Jongny
  • Genolier
  • Corseaux
  • Oron
Guichet virtuel

Guichet virtuel

Spécialement conçu pour les communes, le guichet virtuel propose des services interactifs avec les citoyens. Il est un complément idéal et apprécié du guichet standard, car il offre une disponibilité 24h/24 et 7j/7 et rend ainsi les procédures administratives facilitées.

Il permet d’effectuer des demandes d’attestations, d’annonces de mutations (arrivée, départ, changement d’adresse), de réservation de cartes CFF ou de location de salles, vente en ligne de vin, bois ou billetterie ainsi que le relevé des compteurs
d’eau / électricité.

En cas d’émolument sur certaines demandes, le citoyen peut payer directement via PostFinance, Mastercard ou Visa.

Avantages pour le citoyen

  • annonce de mouvement (arrivée, départ, ch. adresse)
  • demande d’attestations
  • saisie du relevé du compteur d’eau /électricité
  • inscription d’un chien
  • inscription des entreprises et établissements
  • demande de location d’une salle
  • demande d’une carte journalière CFF
  • achat de vin, bois, etc
  • déclaration de perte d’objets
  • paiement en ligne /saisie assistée

Avantages pour la commune

  • consultation, suivi et validation des données
  • réception, demande et traitement des données
  • gestion du planning des salles
  • gestion du planning carte journalière
  • suivi des demandes en ligne avec un statut de suivi

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Quelques communes utilisant le guichet virtuel

  • Sion
  • Chexbres
  • Arzier-Le Muids
Borne publique

Borne publique

Avec notre produit « Pilier public », vous pouvez communiquer facilement avec les habitants / clients grâce à un affichage intérieur ou extérieur, tactile ou non.
C’est avec de nouvelles technologies Internet TV et notre outil de gestion de contenu, que vous profiterez, par exemple, du temps d’attente de vos habitants ou de surfaces vitrées des locaux communaux pour afficher les informations de votre commune.

Notre solution peut afficher tout ce qui était placardé à votre pilier public ainsi que des informations utiles telles que la disponibilité des cartes CFF, salles ou encore les derniers extraits de PV du conseil.

Les avantages

  • Simplicité d’édition : pour l’ajout de texte et d’images grâce à notre éditeur
  • Fonctionne sur TV ou écran tactile à l’intérieur ou à l’extérieur
  • Fonctionne en cas de coupure internet
  • Navigation interactive sur écran tactile ou affichage dynamique sur TV
  • Gestion autonome

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Quelques clients utilisant nos bornes

  • Commune de Chexbres
  • Commune de Jouxtens-Mézery
  • Tropiquarium de Servion
Extranet

Extranet

L’extranet est une partie sécurisée du système d’information. Il utilise les mêmes technologies que l’Internet, se rendant ainsi accessible très simplement par l’ensemble de vos partenaires de travail grâce à un accès sécurisé. Il est destiné à la centralisation, à l’échange et au partage d’informations et de documents, entre les utilisateurs identifiés et autorisés, et les services internes.

Ses atouts

  • Facilité de déploiement et de mises à jour
    Toute l’intelligence de l’application est hébergée en un seul point, le serveur. Les utilisateurs n’ont besoin que d’un simple navigateur web pour l’utiliser. Ainsi, à l’installation comme pour les mises à jour, votre prestataire informatique n’aura pas à passer de longues heures d’installation sur l’ensemble du parc informatique.
  • Centralisation et contrôle de l’information
    Les élus passent beaucoup de temps à rechercher l’information disséminée ici et là. La technologie Extranet permet de centraliser totalement l’information pour un accès simple, rapide et toujours disponible. Ainsi plus personne ne perd de temps inutilement et peut se consacrer pleinement à une activité réellement constructive.
  • Réduction du temps de recherches
    Un Extranet représente un gain de temps non négligeable pour la diffusion et la consultation des documents. Il permet également de faire l’économie de centaines d’impressions papiers par année.

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Quelques communes utilisant notre outil

  • Sion
  • Châtel-Saint-Denis
  • Rolle
  • Echandens
Relevé des compteurs

Relevé des compteurs

Avec l’application « Relevé de Compteurs » pour tablettes ipad/android d’OFISA Informatique, fini les feuilles en papier qui se perdent ou les heures de resaisie à chaque fois qu’il faut relever les compteurs !

En effet, tout est saisi directement sur la tablette que vous ayez du réseau ou pas. Une fois l’accès internet activé (wifi ou 3G), la synchronisation se fait avec votre programme de gestion.

Les avantages

  • Vous n’avez plus besoin de resaisir les valeurs relevées dans votre programme de gestion. Une grande économie de temps et 0 erreur de resaisie
  • Retrouvez directement la liste de tournée, telle qu’exportée depuis votre programme de gestion
  • Vous pouvez diviser la tournée en plusieurs parcours et avoir plusieurs personnes qui relèvent les compteurs
  • Pas besoin de connexion internet pour saisir les valeurs des compteurs
  • Synchronisez les relevés avec votre programme de gestion
  • Fini les feuilles en papier

Le système est opérationnel pour l’eau, le gaz et l’électricité ainsi que pour toute saisie décentralisée telle que relevé de chauffage, inventaire du patrimoine, état des lieux etc..

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Accueil de jour

Accueil de jour

Application Web développée pour la gestion des structures d’accueil de jour de la petite enfance.

Fonctionnalités générales

  • Gestion des enfants, parents, débiteurs, accueillantes et unités d’accueil
  • Listes d’attente
  • Placement des enfants
  • Planification, profils (horaires)
  • Relevé d’heures mensuel à faire signer aux parents
  • Statistiques
  • Exportation des données vers les logiciels de facturation et de salaires
  • Exportation de toutes les données vers Excel et Word

Pour les accueillantes et unités d’accueil (par Internet)

  • Adaptation des profils des enfants (horaires)
  • Saisie en ligne des présences, des frais et des repas des enfants
  • Impression automatique des relevés mensuels à faire signer aux parents avec transmission à la coordinatrice

Pour la coordinatrice (par Internet)

  • Gestion des placements et profils
  • Suivi des saisies en ligne des accueillantes et unités d’accueil

Communication entre les accueillantes et la coordinatrices (par Internet)

  • Système de suivi de tâches utilisable par l’accueillante pour toutes remarques concernant les enfants
  • Transfert des données pour facturation et salaires
  • Consultation des étapes de saisie à la coordinatrice par e-mail

Pour en savoir plus, contactez-nous au numéro 021 321 51 11 ou par e-mail bdi@o-i.ch

Plusieurs réseaux ont adopté notre outil

  • APERO
  • AJENOL
  • AEE
  • REME

Ils nous font confiance

Mme Béatrix Gasser, adjointe au boursier, Mme Sandrine Rihs, assistante et M. David Golay, boursier communal.

Commune d'Aubonne

Faire oeuvre de pionnier

Quatre ans seulement après avoir adopté l’ancien concept de gestion GEFI/G2I d’OFISA Informatique, la Municipalité d’Aubonne prenait en 2013 une décision majeure : passer à la nouvelle solution de gestion informatique communal.ch.

Mme Claudine Burri-Monney, secrétaire municipale, M. Cédric Matthey, syndic, Mme Patricia Dutoit, boursière et M. Gilbert Cuttelod, responsable informatique.

Commune de Servion

Avoir le fournisseur que l’on mérite

Lorsqu’une commune de 452 habitants en 1987 passe à près de 2 000 aujourd’hui, elle dut faire preuve d’un remarquable sens de l’anticipation et des
réalités pour optimiser son système informatique. Servion, outre son zoo, son Tropiquarium et son célèbre Théâtre Barnabé, possède une solide envie de développement.

M. Jean-Luc Jaccard, boursier communal - Mmes Anne-Lise Zeller et Yasmine Steinegger, collaboratrices et M. Fabien Cathélaz, secrétaire municipal

Commune de Corseaux

L' efficacité d'abord

Première administration de la Riviera vaudoise à adopter le nouveau système de gestion informatique communal.ch, la commune de Corseaux prenait, en étroite collaboration avec OFISA Informatique, la voie délicate, mais prometteuse, du renouveau.

M. Claude-Alain Chuard, chef du Service des finances - M. Gil Reichen, Syndic - Mme Florence Nedrotti, préposée à l'office de la population et M. Gérald Pittet, chef du Service informatique

Ville de Pully

Un travail d’équipe

Avec près de 18 000 citoyens, Pully ne peut se gérer comme un village de 250 âmes. Son service informatique en est la preuve avec ses 60 serveurs et ses 7 collaborateurs spécialisés.

M. Fitim Rustemi, Service des finances - M. Harold Olivier, Bureau technique - M. Stéphane Roulet, chef du Service des finances - M. Claude-Alain Droz, chef des Services généraux et responsable informatique - Mlle Mélanie Chervet, Services généraux et contrôle des habitants et M. François Gasser, préposé au contrôle des habitants

Commune de St-Légier-La Chiésaz

La solution en cascade

Peu de gens savent que la commune de St-Légier-La Chiésaz possède un trésor
inestimable : l’eau, pure et généreuse. Mais malgré cette richesse, plonger dans
un nouveau système de gestion administrative relevait de l’inconnu.

M. Josef Russi, municipal responsable de la Sécurité et de l'Informatique - M. Cédric Petermann, chef de l'administration communale et secrétaire municipal

Commune d'Echallens

Le meunier ne dort plus

Si les 5 600 habitants d’Echallens savent que le blé doit mûrir doucement
au soleil et que le pain doit prendre son temps pour lever, le Municipal en charge
de l’informatique, Jean-Luc Grillon et le pilote du projet Cédric Petermann,
eux n’ont qu’un rythme : la vitesse.

M. Jean-Michel Chapalay, boursier communal et Mme Sylvie Mottier, préposée au contrôle des habitants

Commune de Château-d'Oex

Manchots d’altitude

Dans l’imaginaire collectif, une jolie station de montagne ne peut être que le refuge des traditions, des skieurs aux joues
rouges et des bricelets qui s’émiettent. Eh bien, pas du tout ! Quand une personnalité atypique et fort compétente prend le soin de faire
de l’administration de sa commune un modèle du genre, les préjugés disparaissent.

M. Alexandre Pittet, préposé à l'office de la population et M. Bijan Kaveh, boursier communal.

Commune de Jongny

Le hasard veut que…

Quelles pourraient être les différences entre une administration communale et une autre administration communale ?
Au premier abord, aucune. Comme leur vocation est d’être à l’écoute de chacun, tout citoyen doit pouvoir compter
sur des gens compétents et réactifs. Mais parfois…

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Sascha Jansen Responsable commercial secteur aministrations publiques